Dodatkowe usługi świadczone przez firmy zakładające wirtualne biura
Firmy stwarzające możliwość założenia wirtualnego biura zajmują się świadczeniem na rzecz swoich klientów różnych usług. Oprócz udostępniania im lokalu przeznaczonego na biuro zajmują się także odbieraniem przesyłek pocztowych oraz obsługą konta elektronicznego swojego klienta. Głównym sposobem na przepływ informacji pomiędzy wirtualnym biurem, a jego właścicielem jest kontakt emailowy i telefoniczny. Oprócz tego pracownicy wirtualnego biura mogą odsyłać na inny adres pocztę przychodzącą do swojego klienta oraz informować go o umówionych w jego imieniu spotkaniach biznesowych. Mogą zajmować się obsługą takiego biura nawet w okresie urlopowym, a dzięki temu interesanci ich klienta będą mogli załatwiać swoje sprawy przez cały rok.
Przygotowywanie różnych powiadomień dla kierownika firmy
Pracownicy wirtualnego biura, dzięki temu, że może być ono obsługiwane w sposób online pracują praktycznie przez cały rok. Zajmują się jego obsługą również wówczas, gdy dyrektor firmy posiadającej wirtualne biuro przebywa na urlopie. Wówczas mogą przekierowywać do niego najważniejsze rozmowy telefoniczne i przygotowywać różne powiadomienia o przychodzącej poczcie standardowej czy poczcie email. Może być ona odsyłana do niego na przykład na adres stałego zameldowania. Pracownicy wirtualnego biura zajmują się także przygotowywaniem raportów dla dyrektora firmy z wyników podjętych działań, a dzięki temu może on sprawować pełną kontrolę nad swoją firmą i wprowadzać w razie potrzeby jakieś procedury naprawcze.
Odpowiedzialność firmy prowadzącej wirtualne biuro za jakość jego funkcjonowania
Rozpoczęcie współpracy z firmą prowadzącą wirtualne biuro opiera się na podpisanej umowie. W takiej umowie zawarte będą warunki wzajemnej współpracy i dokładnie wypunktowane obowiązki pracowników wirtualnego biura. Będą oni odpowiadali za jakość funkcjonowania wirtualnego biura, a od zadowolenia ich klienta zależeć będzie czy umowa na mocy której działa wirtualne biuro będzie przedłużana. Po okresie dobrej i zadowalającej współpracy będzie można podpisać najkorzystniejszą dla obu stron umowę na czas nieokreślony. Klienci będą mieli także możliwość poprosić o rozszerzenie obowiązków wirtualnego biura, a dzięki temu ich codzienna praca będzie jeszcze lepiej zorganizowana. Posiadanie zadowolonych klientów pozwala także wirtualnym biurom na rozszerzanie swojej działalności.